IMPULSTHEMA
Gut informiert – Informationen im Fluss
Informationen haben heute viele Gesichter, sie kommen als Twitter-Nachricht, über den Fernseher, als Zeitungsnachricht, als kurzer Hinweis so zwischendurch, als Information unter "Verschiedenes" am Ende einer langen Sitzung. Gut informiert zu sein ist daher eine Herausforderung. Und doch ist es eine wesentliche Grundlage für die Zusammenarbeit Ehrenamtlicher untereinander, Beruflicher untereinander und Ehrenamtlicher mit Beruflichen. Für eine gelingende Zusammenarbeit lohnt es sich, das Thema Informationsfluss zu beachten. Hilfreiche Anregungen bieten dazu die Fragen, die Johanna Flierl, Ehrenamtsreferentin der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Bayern, im Rahmen ihres Praxisheftes zusammengetragen hat. Nutzen Sie sie gern, wenn Sie bei sich, für Ihre Gemeinde oder Einrichtung überlegen, "Wer muss wann was wissen?".
Aus der PraxisHilfe Ehrenamt für Kirche und Diakonie im Raum der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Bayern:
Den Informationsfluss organisieren
Gegenseitige Weitergabe von Informationen trägt die Zusammenarbeit. Ein organisierter Informationsfluss sorgt dafür, dass alle Beteiligten um die Zusammenhänge ihrer Arbeit wissen. Frühzeitige Abstimmung von Terminen, die Planung von Veranstaltungen und die Bekanntgabe von Veränderungen beugen Missverständnissen vor und verhindern Ärger. Weiterhin tragen sie zu einer fundierten Meinungsbildung bei. Die Information über rechtlich relevante Maßgaben, z. B. Gesetzesänderungen, Versicherung und Haftung, Finanzrahmen, schafft Sicherheit und ist die Grundlage für verantwortliches Handeln. Gut informiert zu sein motiviert und lässt gegenseitiges Vertrauen wachsen.
Aus der Perspektive von Ehrenamtlichen
Von wem erhalte ich die für meine Arbeit erforderlichen Informationen? Wo kann ich mich informieren?
Auf welchem Weg erfahre ich das Notwendige? Mündlich, per E-Mail, mit der Post, in einem eigenen Fach, Sonstiges?
Gibt es Adressverteiler? Habe ich Zugang dazu? Sind Datenschutzfragen geklärt?
Gibt es einen gemeinsamen (Online-)Kalender und/oder Raumbelegungsplan?
Wen muss ich über Änderungen (Daten, Termine, Inhalte) informieren?
Gibt es Gelegenheiten über mein Engagement zu berichten?
Gibt es Besprechungen, Klausur- oder Mitarbeitendentage oder Ähnliches?
Bieten Jahresbericht, Gemeindebrief, Webseite, regionale Presse o. ä. die Möglichkeit, auch öffentlich aus meinem Engagementfeld zu berichten?
Wer sind die Ansprechpersonen für Öffentlichkeitsarbeit?
Aus der Perspektive von Verantwortlichen
Wie stelle ich sicher, dass die Ehrenamtlichen zur rechten Zeit für ihre Aufgaben relevante Informationen erhalten?
Wie organisiere ich diesen Informationsfluss?
Welche Medien nutzen wir (Mitarbeitendenzeitung, Facebook, E-Mail-Verteiler ...)?
Hat die Einrichtung oder Gemeinde auf der Internetseite einen geschützten Bereich? Wer pflegt diesen wann und wie?
Gibt es einen oder mehrere Adressverteiler?
Gibt es einen (Online-)Kalender und / oder Raumbelegungsplan?
Wie gehen wir mit den persönlichen Kontaktdaten Ehrenamtlicher um? Werden diese nur nach Absprache veröffentlicht? Ist ein Kontakt über das Büro oder eine E-Mail-Adresse der Einrichtung möglich?
Wie kann regelmäßiger, ergebnisorientierter Austausch – auch zwischen den Ehrenamtlichen – stattfinden? Wie kommuniziere ich interessante Informationen, die über das jeweilige Arbeitsfeld hinausgehen?
Haben wir regelmäßige Planungs- und Auswertungsgespräche?
Lesen Sie mehr dazu im Heft „TUN TUT GUT. Praxisheft Ehrenamt. Engagementförderung in Kirche und Diakonie im Bereich der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Norddeutschland.“
